Como um sistema de controle interno eficaz ajuda na gestão pública?

Um sistema de controle interno objetiva, antes de tudo, adotar um conjunto de ações que visam à organização de uma entidade. Dito isso, vale ressaltar que o sistema bem estruturado reflete diretamente na gestão pública. Isso porque representa uma ferramenta que pode auxiliar na adoção de ações preventivas, evitando equívocos e atuando como um conjunto de informações que comprovam a aplicação correta do dinheiro público.

Segundo Julio Machado, diretor executivo da empresa Confiatta Consultoria e Gestão: “é necessário esclarecer que não há regramento legal que estabeleça como deve proceder o controle interno. Há liberdade para que cada entidade estabeleça a sua metodologia de trabalho, bem como a especifique em legislação própria”, explica.

Para facilitar o entendimento, vamos fazer uma comparação com a forma como controlamos o orçamento de nossa própria casa. Cada família cria, ainda que inconscientemente, um método para elencar todos os dados financeiros da casa: os boletos (conta de energia elétrica, água, gás, internet, escola dos filhos, etc), os projetos (reformas, viagens, convite de shows, etc) – tudo isso vinculado a um sistema de prazos e vencimentos que devem ser cumpridos. Caso contrário, é possível que tenham que pagar juros, podendo até mesmo ter o nome protestado.

Da mesma forma acontece dentro de um órgão público, tornando, evidentemente, a responsabilidade e rigorosidade maiores. Em uma Prefeitura, por exemplo, criar um sistema de controle interno se relaciona também com a fiscalização do trabalho da gestão, tendo como objetivo elencar questionamentos de diversos setores para chegar a um panorama de andamento geral das propostas e do andamento da administração do município como um todo.


Para o especialista Julio Machado, há algumas orientações que auxiliam diretamente na eficácia deste sistema. “É importante que sejam fixadas a realização de avaliações periódicas que resultam em ‘pareceres’, emitidos pelos responsáveis do controle interno. O parecer conclusivo referente a uma avaliação periódica é único e deve ser apresentado ao gestor a tempo da análise, para que, se necessário, ele possa adotar ações para melhorar cada tópico proposto”, aponta Júlio, lembrando, ainda que: “a quantidade anual de avaliações periódicas deve ser fixada na legislação que regrará o sistema de controle interno no órgão local. Ou seja, a legislação específica de cada município ou órgão é que determinará o número de análises e em qual periodicidade. Há orientações dos órgãos de controle para que se processem, minimente, avaliações a cada dois meses”, completa.

Concluindo, é importante que os controladores internos e os gestores tenham em mente que a organização de um sistema de controle interno eficaz reflete diretamente no sucesso (ou insucesso) de uma gestão pública, pois atua como uma ferramenta estratégica indispensável de dados e informações. Além disso, é importante que o sistema de controle interno seja implantado com a ideia de descentralização da obtenção de informações. Porém, este é um assunto para um próximo post. Fique de olho em nossos conteúdos, envie dúvidas e sugestões.

 

Tudo o que você precisa saber para não ser penalizado pelo Tribunal de Contas do Estado

Sabemos que, na gestão pública, a transparência é primordial e indispensável para inibir o mau uso do dinheiro público. Neste sentido, é importante que os secretários de finanças ou contadores municipais colaboradores nos testes realizados pelo controle interno, se atentem para os fatores que resultam no preenchimento correto e transparente dos relatórios enviados ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCE).

Segundo a advogada e especialista da empresa Confiatta Consultoria e Gestão, Thais Martins, o primeiro passo para evitar a penalização decorrente da análise das contas públicas da administração municipal pelo TCE, é providenciar a contratação, por meio de concurso público, ou a nomeação de servidor público já concursado, para o desempenho das funções do cargo de Controlador Interno.

“A obrigação em se criar sistemas de Controle Interno já é instituída desde a Constituição Federal de 1988. Mais tarde, em 2012, o TCE passou a exigir formalmente de seus jurisdicionados, a regulamentação da estrutura de Controle Interno. É importante desmistificar a ideia equivocada de que o controlador interno é o representante oficial do TCE dentro da gestão. É primordial que o Chefe do Executivo ‘enxergue’ este profissional como um aliado que pode apontar falhas que, se corrigidas a tempo, podem interferir diretamente na aprovação das contas daquele exercício”, explica.

Outro ponto, sempre observado pelo contador, Lucas Maia, especialista da empresa Confiatta Consultoria e Gestão, que também pode acarretar em penalizações do TCE é o preenchimento incorreto ou incompleto do relatório de controle interno. “É indispensável que o controlador interno converse com os responsáveis de todas as pastas públicas (áreas descentralizadas do conjunto do sistema de controle interno) que estão envolvidas no relatório e cobre respostas com dados, gráficos, apontamentos e também proponha soluções em possíveis demandas que possam ser solucionadas”, conclui Lucas.


Para minimizar a probabilidade de rejeição de contas, bem como evitar multas ou penalidades do TCE, destacamos as principais irregularidades apontadas pelos próprios Conselheiros Relatores nos processos que cuidaram de contas anuais e, de acordo com o Manual Básico para Controle Interno, publicado pelo TCE de São Paulo em 2013 e atualizado em 2016:

  • Planejamento da Gestão Pública

O Plano Plurianual (PPA) não indica, por programa de governo, as metas físicas e os custos dos anunciados projetos; A Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) não se orienta pelos conteúdos exigidos na Constituição e na Lei de Responsabilidade Fiscal. Exemplo: falta do anexo de metas e prioridades e de critérios para limitação de empenhos e subvenção de entidades do terceiro setor; A Lei Orçamentária Anual (LOA) não se detalha até o elemento de despesa, além de permitir, de forma genérica, alteração pelos mecanismos da transposição, remanejamento e transferência, os quais, vale ilustrar, dependem de lei formal específica (art. 167, VI, da CF); A Lei Orçamentária Anual (LOA) super dimensionou a arrecadação e, daí, dotações folgadas, vindo isso a ensejar o déficit da execução do orçamento; Insuficiente planejamento orçamentário, visto que, na execução, houve exagerado nível de alteração por créditos adicionais; Não realização de audiências públicas para discutir os três instrumentos do ciclo orçamentário (PPA, LDO e LOA).

  • Gestão das Receitas

Cadastros de contribuintes desatualizados e monetariamente defasados; Falta de segregação entre as funções de lançadoria, arrecadação, fiscalização e contabilidade; Renúncia irregular de receitas; sem os rigores do art. 14 da Lei de Responsabilidade Fiscal.

  • Dívida Ativa

Baixo percentual de recebimento, em virtude de cobrança ineficiente; Prescrição ou decadência de créditos; Baixas indevidas; Diferença relevante entre o valor analítico do Setor de Dívida Ativa e o número sintético da Contabilidade.

  • Multas de Trânsito, CIDE e Royalties

Utilização em despesas não previstas na legislação de regência.

  • Aplicação na Educação

Receitas do setor empregadas em despesas vedadas pela Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB. Não pagamento dos Restos a Pagar até 31 de janeiro do ano seguinte. Compensação da insuficiente despesa no FUNDEB com eventual excesso ante os 25% constitucionais (somente aos municípios que obtêm ganho líquido junto àquele Fundo). Não aplicação do saldo residual do extinto Fundo do Ensino Fundamental, o Fundef.

  • Aplicação na Saúde

Receitas do setor utilizadas em despesas vedadas pela Lei Complementar nº 141, de 2012. Não pagamento, até 31 de janeiro do ano seguinte, dos Restos a Pagar liquidados. Não aplicação, no ano seguinte, do valor cancelado de Restos a Pagar não liquidados. Os dinheiros da Saúde não são todos movimentados pelo respectivo fundo municipal.

  • Precatórios Judiciais

Insuficiente pagamento frente ao regramento constitucional. Falta de evidenciação contábil da dívida judicial, quer no passivo financeiro (precatórios já vencidos), quer no passivo consolidado (precatórios com vencimento superior a 12 meses).

  • Outras Despesas

Gastos não amparados no princípio da legitimidade, ou seja, sem o lastro do interesse público. São as chamadas despesas impróprias (exemplo: promoção pessoal de agentes políticos; anuidades de conselhos profissionais; gastos exagerados e desmotivados em viagens oficiais). Baixa confiabilidade da documentação de suporte (notas fiscais e recibos de prestação de serviços). Despesas empenhadas contra dotações indevidas, daí ensejando não cumprimento da Lei Orçamentária Anual. Nota de Empenho com histórico genérico, vago, impreciso. Liquidação deficiente da despesa.

  • Subsídios dos Agentes Políticos

Superação dos limites constitucionais opostos à remuneração do Prefeito e do Vereador. Pagamentos irregulares como forma de escapar daquelas barreiras remuneratórias (ex.: concessão de verbas e auxílios de gabinete). Revisão Geral Anual somente para agentes políticos. Acumulação remuneratória por parte do Vice-Prefeito. Fixação remuneratória antes do pleito eleitoral.

  • Execução Orçamentária

Déficit de Execução Orçamentária que, mesmo baixo, aumenta o já razoável estoque da dívida líquida de curto prazo, ou seja, o déficit financeiro. Contabilização menor da despesa, por meio do cancelamento de empenhos liquidados e do não empenho de despesas incidentes no exercício (exemplo: folha de pagamento e encargos patronais relativos ao mês de dezembro). Amparo irregular do déficit orçamentário, mediante superávit financeiro alusivo ao regime próprio de previdência.

  • Licitações

Editais com cláusulas restritivas, que afastam possíveis concorrentes. Editais que não priorizam a micro e a pequena empresa. Expedição de Convites sempre para os mesmos proponentes. Fracionamentos licitatórios. Contratação direta por emergência não caracterizada.

  • Pessoal

Contratações temporárias sem processo seletivo. Cargos em comissão sem os requisitos constitucionais: chefia, direção e assessoramento. Excesso de cargos em comissão relativamente aos de natureza permanente. Admissões em momento de superação do limite prudencial da Lei de Responsabilidade Fiscal (95% do teto de cada Poder).

  • Ordem Cronológica de Pagamentos

Existência de Restos a Pagar liquidados, o que, por si só, já indica preterição na cronologia de desembolsos.

Essas são algumas das principais falhas indicadas pelo TCE que poderiam ser impedidas por meio de sistemas de controle interno eficientes. Vale ressaltar que não são as únicas, pois a gestão pública não pode, somente, atender ao que determina o TCE, mas sim, cuidar de dar transparência a todos os seus atos e, constantemente, ter condições de prestar contas aos vereadores, ao Ministério Público e, principalmente aos cidadãos.

 

Relatório apresentado em audiência pública – É preciso respeitar os prazos

O prazo de entrega dos relatórios que comprovam que a prefeitura está cumprindo a lei de Responsabilidade Fiscal 101/2000 é até o final de setembro. A lei obriga que a apresentação desse relatório seja feita através de audiência pública para apresentação do cumprimento das metas fiscais, a ATA (documento) da audiência pública deverá ser entregue ao TCESP (Tribunal de Contas do Estado de SP) através do Sistema AUDESP, em atendimento a Instrução 2/2008.

As prefeituras deverão cumprir o prazo estipulado, caso isso não ocorra, será aberto processo, pelo TCESP, para apurar as causas do atraso em cumprimento as regras da Instrução 06/2012, e o município ficará com pendências no AUDESP. Quando não é possível a justificativa, o prefeito municipal (pessoa física) é multado e se o atraso for recorrente poderá prejudicar a aprovação das Contas Anuais do município.

O objetivo dessa entrega é checar se a prefeitura está cumprindo com suas metas fiscais de resultado estabelecidas e demonstrar publicamente que a gestão vigente está transparente quanto aos gastos públicos.